Gérer ses programmes et ateliers ETP dans MediScribe

Ce que la version 1.2 change

Jusqu'ici, MediScribe servait un usage précis : trouver une fiche, l'imprimer au nom du praticien, la remettre au patient. Ce geste reste le cœur de l'application. Mais une maison de santé qui anime un programme ETP déclaré ne travaille pas seulement en consultation individuelle. Elle organise des cycles, convoque des participants, mobilise des intervenants qui ne sont pas tous médecins, conserve des supports, et rend des comptes à son agence régionale de santé.

Cette partie du travail se faisait jusqu'à présent dans des tableurs, des dossiers partagés et des agendas parallèles. La version 1.2 la ramène au même endroit que les supports. C'est le seul argument qui vaille : les fiches remises pendant un atelier sont déjà dans MediScribe, autant que le compte rendu de cet atelier y soit aussi.

Un compte structure, créé au SIRET

L'espace n'apparaît qu'aux comptes rattachés à une organisation. La structure souscrit avec son numéro SIRET, un administrateur reçoit un code d'accès, et chaque praticien se rattache avec ce code. Le principe est celui déjà décrit sur la page consacrée au fonctionnement en MSP, CPTS et hôpital : la souscription est collective, l'accès reste nominatif.

La nouveauté porte sur les intervenants non médicaux. Un sophrologue, une diététicienne, une éducatrice sportive ou un patient expert n'ont pas de numéro RPPS et ne peuvent donc pas recevoir un accès au catalogue, qui est réservé aux professionnels enregistrés. Ils reçoivent désormais une invitation, créent un compte sans RPPS, et accèdent uniquement à ce qui les concerne : leurs ateliers, les documents rattachés à ces ateliers, leurs séances et le programme auquel ils participent. Le catalogue général leur reste fermé, et leurs onglets inaccessibles ne sont pas affichés en trompe-l'œil.

Les ateliers et leurs documents

Un atelier se décrit une fois : intitulé, objectifs, durée, cycle auquel il appartient, place dans ce cycle, intervenants rattachés. Les ateliers d'un même cycle sont ensuite regroupés dans l'ordre de leurs étapes, avec le taux de complétion du cycle.

Chaque atelier porte un dossier. On y dépose ce qui sert en séance : un support Word, un classeur de suivi, un PDF de l'ARS, une photo de matériel, un lien vers une vidéo YouTube ou Vimeo. Les fiches MediScribe, elles, ne sont pas recopiées : elles se rattachent depuis le catalogue, et restent à jour toutes seules. Le quota est de 400 Mo par organisation, ce qui couvre largement l'usage réel d'un programme. Un fichier supprimé part dans une corbeille de sept jours avant de disparaître pour de bon.

Les fichiers déposés ne sont jamais servis directement par le serveur web. Ils sont stockés hors de la racine, sous un nom aléatoire, et un fichier ne se télécharge qu'après contrôle des droits du compte qui le demande.

L'agenda des séances

La grille couvre la semaine entière, du lundi au dimanche, de 8 h à 18 h, avec le jour courant surligné. Une séance se pose sur son heure de début et s'ouvre en un clic. Quand deux séances se recouvrent dans le temps et partagent la même salle, le conflit s'affiche en orange. Deux ateliers en parallèle dans deux salles différentes ne déclenchent rien, puisque c'est le fonctionnement normal d'une maison de santé.

Rien n'est bloqué. La séance s'enregistre, le message signale le conflit, et le journal en garde la trace. L'export au format ICS existe en trois portées : la semaine affichée, l'agenda complet, ou une séance isolée. Chaque intervenant récupère ainsi ses séances dans son propre calendrier.

Une séance ne se supprime pas, elle s'annule. Elle reste affichée, barrée, et ses participations restent comptées dans l'historique de la structure.

Le bilan de séance

Après la séance, l'animateur saisit ce qui s'est réellement passé : le nombre de participants, leur répartition par sexe et par tranche d'âge, ceux qui étaient déjà venus, les absents du cycle, la durée effective, le lieu, une note d'organisation, et la liste des supports utilisés avec une case à cocher pour ceux qui ont été remis en main propre. Les sommes incohérentes sont signalées pendant la saisie et rappelées à l'enregistrement, sans jamais empêcher de valider : un animateur qui ne connaît pas l'âge exact de quelqu'un doit pouvoir enregistrer quand même.

Tant que le bilan manque, la séance ne compte dans aucun indicateur. Un bandeau signale en permanence les séances marquées réalisées mais restées sans bilan.

Les retours des participants

Chaque séance dispose d'un QR code et d'une affichette A5 que l'on imprime et pose sur la table. Le participant scanne, note trois questions et laisse un commentaire s'il le souhaite. La page qu'il voit n'affiche que le nom de l'atelier et la date : ni la structure, ni l'animateur, ni aucun logo.

Rien n'identifie le répondant. Aucune adresse IP n'est conservée, conformément à la règle qui vaut pour toute l'application et qui est détaillée sur la page des bénéfices pour les soignants. Un commentaire déplacé peut être écarté des écrans et des exports, mais son écartement ne modifie aucun taux, sans quoi la mesure de satisfaction ne vaudrait plus rien.

Statistiques, rapport ARS et exports

Les indicateurs se lisent par période : mois, trimestre, année civile, douze mois glissants ou intervalle libre. Complétion des cycles, répartition par lieu, taux de réponse, satisfaction moyenne, supports les plus remis, pluriprofessionnalité de l'équipe.

Trois documents s'impriment en A4 : le rapport d'activité destiné à l'ARS, l'annexe des supports pédagogiques employés, et la synthèse par praticien. Quatre exports CSV complètent l'ensemble, sur les participations, les retours, les licences et le journal des actions. Tous portent la mention « Aucune donnée patient collectée ni conservée », parce que c'est vrai et parce que la question se pose à chaque dépôt de dossier.

La coordination dispose en plus d'un écran de campagnes, pour réunir quelques fiches du catalogue autour d'un temps fort et donner une consigne à l'équipe, et d'un tableau de bord dont elle choisit l'ordre des cartes.

Ce que l'espace ne fait pas

Il ne gère pas les patients. Aucun nom, aucune date de naissance, aucun contact n'est saisi ni stocké, ici comme ailleurs dans MediScribe. Les participations se comptent, elles ne se nomment pas. Une structure qui cherche un logiciel de dossier patient cherche autre chose.

Les modules territoriaux CLS et CPTS existent dans l'application mais restent à l'état de structure : leur périmètre complet relève d'une version ultérieure.

Rédigé par Florent Durand, fondateur de MediScribe. Publié le 25/09/2026. Mis à jour le 29/09/2026.